Контроль расходов

Оптовые дистрибьюторские складские комплексы снабжают дилеров и мелкооптовых клиентов и работают с большим числом заказчиков. Дилерам выгодно сокращать свои запасы посредством увеличения количества срочных заказов, поэтому дистрибьюторским складам приходится поставлять мелкие партии с широким ассортиментным рядом.

Взаимодействие с поставщиками

При выборе поставщиков следует упростить способы отправки заявки, согласования и исполнения заказов. Чтобы снизить расходы на заказ продукции, важно ускорить процесс получения данных о наличии товаров на складах поставщиков и действующей стоимости продукции. Сейчас это сделать довольно просто посредством использования Интернета и формирования заявок на поставку прямо на сайте. Однако стоит помнить, что заполнять бланк заказов следует внимательно, так как ошибочные заявки могут привести к серьезным убыткам.

Общие расходы

В современном бизнесе основное внимание следует уделять суммарным расходам предприятия, а не акцентировать на сокращении издержек отдельных департаментов. Руководству необходимо управлять общими расходами, координировать действия всех подразделений и следить за сквозным бизнес-процессом.

Статистика затрат

Чтобы грамотно контролировать расходы, нужно иметь четкое понимание, на какие нужды и какие суммы тратит компания. Поэтому необходимо вести учет затрат на каждый тип.

Ошибки, допускаемые при сокращении расходов

Топ-менеджменту необходимо упростить бизнес-процессы, где это возможно, и максимально минимизировать потери. Однако при решении этих задач важно избегать часто совершаемых ошибок:

• Стоит анализировать существенные траты, отражаемые в статье «Прочие расходы», а не только очевидные, но незначительные затраты.
• Не нужно экономить на подборе персонала и повышении его квалификации. Плохо справляющиеся со своими должностными обязанностями сотрудники способствуют репутационным потерям компании, что ведет к потере заказчиков.
• Не следует ухудшать взаимоотношения с наемными работниками и партнерами из-за чересчур строгого «закручивания гаек».
• Нельзя слишком сильно урезать расходы на важных участках. Например, значительное снижение заработной платы может привести к уходу ключевых сотрудников к конкурентам.
• Обязательно надо разобраться с взаимосвязью между различными типами затрат, так как бывает, что минимизировать общие расходы можно только тогда, когда затраты на отдельном участке повышаются.

Взаимосвязь затрат

Взаимосвязь расходов не всегда очевидна, но это не значит, что она не требует тщательного анализа. Иначе может получиться, что небольшое снижение расходов в одном структурном подразделении приведет к росту общих затрат. Например, экономия на закупке обтирочных материалов повлияет на то, что спецодежда работников будет пачкаться быстрее, и срок службы спецовки снизится, что станет причиной общего увеличения расходов.

Связь расходов друг с другом иногда трудно отследить из-за особенностей структурной организации компании или распыления ответственности за контроль затрат. Может быть, что:

• менеджер складского комплекса минимизирует издержки на хранение продукции;
• менеджер по логистике снижает транспортные расходы;
• менеджер отдела закупок делает все возможное, чтобы уменьшить траты на заказы;
• менеджер по продажам стремится во что бы то ни стало выполнить заявку постоянного клиента и доставить ему товар, которого сейчас нет в наличии на складе, по любой цене.

Получается ситуация, в которой наблюдается конфликт интересов. Сотрудники разных отделов выясняют между собой отношения, а снижение расходов в одной сфере приводит к росту затрат в другой. Это требует вмешательства топ-менеджмента, чтобы скоординировать расходы и изыскать приемлемые способы их экономии. Также стоит помнить: если кто-то из сотрудников внес рацпредложение по минимизации издержек, то стоит поощрять не только его, но и всех работников, задействованных в снижении расходов и усвоивших новый способ работы.

Затраты на запасы продукции

Большая часть оборотных средств фирмы вкладывается в товарные запасы. Расчетные объемы средств рассчитываются как произведение цены необходимого среднегодового объема запасов на планируемый процент дохода от инвестиций. Как правило, этот процент определяют в размере 20–25% от отчисления налогов, так как такой доход компания могла бы получить, вложив деньги в другие операции.

Это основная часть затрат на содержание товарных запасов. Кроме них, нужны расходы на заказ новых партий продукции, хранение товаров, зарплату сотрудникам, траты из-за потери запасов (краж, порчи или морального износа изделий из-за появления на рынке усовершенствованных аналогов).

Затраты на распределение продукции обычно находятся на уровне 25% от валового дохода, а вложения в запасы товаров могут превысить и 40%. Благодаря современным технологиям, можно существенно сократить издержки на распределение и содержание запасов, увеличить эффективность бизнес-процессов, чтобы повысить качество обслуживания заказчиков и увеличить объем реализации продукции.

Расходы на формирование товарных запасов и их хранение состоят из:

• трат, которые связаны с вкладыванием оборотных средств в запасы материалов, сырья и прочего;
• расходов на текущее обслуживание запасов, в том числе налога на имущество;
• трат на проведение инвентаризаций;
• издержек за пользование банковским кредитом и т.п.;
• затрат на хранение, которые могут составлять от 10 до 41% стоимости запасов;
• оценки рисков – морального износа, потерь от краж, пожаров и т.п., превышения норм естественной убыли, последствий страховых случаев (цену этих рисков можно выразить через расходы на страхование, тарифы и ставки страховщиков).

Некоторые расходы на формирование и хранение запасов являются условно-постоянными, некоторые – переменными.

Заготовительные расходы:

• оценка поставщиков и выбор наиболее подходящих;
• расходы на связь, командировочные, представительские и прочие затраты на закупки;
• траты на тарифы и сборы грузоперевозчика при доставке продукции на склад;
• недостачи и потери в пути, соответствующие нормам естественной убыли;
• сборы за проведение погрузо-разгрузочных работ, подачу и уборку вагонов, экспедиторское сопровождение груза и прочие;
• расходы на содержание собственного транспортного парка.

В конце отчетного месяца издержки по завозу на остаток нереализованной продукции начисляются как средний процент таких издержек за данный месяц с учетом переходящего остатка на конец месяца.

Затраты на хранение:

• издержки на содержание складских помещений;
• заработная плата сотрудников;
• недостача продукции в пределах норм естественной убыли;
• административные и управленческие издержки.